Algemene Voorwaarden Cosmos Academy B.V.

1. Inleiding

Welkom bij Cosmos Academy.

Cosmos Academy B.V. biedt huiswerkbegeleiding, bijles, studiecoaching en examentraining. Wij werken met leerlingen en hun ouders of wettelijke vertegenwoordigers. Onze dienstverlening is gericht op persoonlijke begeleiding, structuur, ontwikkeling en ondersteuning bij het leren.

Deze Algemene Voorwaarden beschrijven de afspraken die gelden wanneer u gebruikmaakt van onze dienstverlening. Wij hebben geprobeerd deze voorwaarden zo duidelijk mogelijk te schrijven. Juridische voorwaarden hoeven wat ons betreft niet moeilijk te lezen te zijn.

Omdat veel van onze leerlingen minderjarig zijn, maken wij onderscheid tussen de persoon die de overeenkomst sluit en de leerling die de begeleiding ontvangt. In de meeste gevallen is de ouder of wettelijke vertegenwoordiger de contractspartij en is de leerling degene voor wie de begeleiding wordt uitgevoerd.

Naast deze Algemene Voorwaarden gelden onze Privacyverklaring en, wanneer relevant, ons Cookiebeleid en onze AI Transparantieverklaring. Deze documenten vullen elkaar aan, maar hebben ieder een eigen doel.

2. Begrippen

In deze Algemene Voorwaarden betekent:

Cosmos Academy: Cosmos Academy B.V., gevestigd te Rijswijk.

Klant: de natuurlijke persoon of rechtspersoon die met Cosmos Academy een overeenkomst sluit.

Consument: een natuurlijke persoon die handelt voor doeleinden die buiten zijn bedrijfs- of beroepsactiviteit vallen.

Ouder: de ouder of wettelijke vertegenwoordiger die bevoegd is om namens een minderjarige afspraken te maken.

Leerling: de persoon die de begeleiding ontvangt.

Begeleider: de persoon die namens Cosmos Academy begeleiding, bijles, coaching of examentraining uitvoert.

Dienst: iedere door Cosmos Academy aangeboden vorm van begeleiding, waaronder huiswerkbegeleiding, bijles, studiecoaching en examentraining.

Overeenkomst: de afspraak tussen Cosmos Academy en de Klant over het leveren van een Dienst.

Intake: het gesprek of proces waarin de behoefte van de leerling en de gewenste dienstverlening worden besproken.

Sunny: de digitale leerassistent van Cosmos Academy.

Schriftelijk: per brief, e-mail of een andere duurzame elektronische vorm die het mogelijk maakt de informatie later opnieuw te raadplegen.

3. Toepasselijkheid

3.1 Deze Algemene Voorwaarden zijn van toepassing op alle aanbiedingen, inschrijvingen, overeenkomsten en diensten van Cosmos Academy, tenzij schriftelijk anders is overeengekomen.

3.2 Door een overeenkomst met Cosmos Academy te sluiten, aanvaardt de Klant deze Algemene Voorwaarden.

3.3 De Algemene Voorwaarden worden vóór of bij het sluiten van de overeenkomst beschikbaar gesteld op een manier waarmee de Klant deze kan opslaan en later opnieuw kan raadplegen.

3.4 Als een afzonderlijke overeenkomst aanvullende of afwijkende afspraken bevat, gaan die afspraken voor op deze Algemene Voorwaarden voor zover dat uitdrukkelijk uit de overeenkomst blijkt.

3.5 Als een bepaling uit deze Algemene Voorwaarden nietig is, wordt vernietigd of niet afdwingbaar blijkt, blijven de overige bepalingen zo veel mogelijk in stand. Partijen zullen dan proberen de betreffende bepaling te vervangen door een geldige bepaling die het doel en de strekking ervan zo dicht mogelijk benadert.

3.6 Deze voorwaarden worden niet gebruikt om dwingende wettelijke rechten van consumenten te beperken.

3.7 Wanneer een bepaling op verschillende manieren kan worden uitgelegd, wordt rekening gehouden met de tekst, de context en de redelijke belangen van beide partijen. Bij consumentenovereenkomsten worden de regels over duidelijke en begrijpelijke voorwaarden en de bescherming tegen onredelijk bezwarende bedingen gerespecteerd.

4. Aanbod en informatie vóór de overeenkomst

4.1 Cosmos Academy verstrekt vóór het sluiten van de overeenkomst informatie over de belangrijkste kenmerken van de Dienst, de prijs, de manier waarop de Dienst wordt uitgevoerd en de belangrijkste voorwaarden.

4.2 Een aanbod van Cosmos Academy bevat, voor zover relevant:

• de soort begeleiding;
• de omvang of frequentie van de begeleiding;
• de prijs of berekeningswijze;
• eventuele bijkomende kosten;
• de wijze van inschrijving;
• de wijze van betaling;
• de belangrijkste annulerings- en beëindigingsvoorwaarden.

4.3 Een aanbod is geen overeenkomst totdat de inschrijving of opdracht door Cosmos Academy is aanvaard of partijen op andere wijze overeenstemming hebben bereikt.

4.4 Kennelijke vergissingen of schrijffouten in een aanbod binden Cosmos Academy niet wanneer de Klant redelijkerwijs had moeten begrijpen dat sprake was van een vergissing.

4.5 Prijzen worden vooraf duidelijk vermeld. Wanneer een prijs inclusief btw wordt weergegeven, is dat de prijs die de consument betaalt, behoudens duidelijk vermelde bijkomende kosten.

5. Intake en kennismaking

5.1 Bij nieuwe leerlingen kan Cosmos Academy een intake uitvoeren.

5.2 De intake is bedoeld om de begeleidingsbehoefte, leerdoelen, praktische omstandigheden en gewenste vorm van ondersteuning te bespreken.

5.3 Een intake is geen medische, psychologische of diagnostische beoordeling.

5.4 Cosmos Academy kan vragen naar onderwijsinformatie wanneer die informatie nodig is om passende begeleiding te organiseren.

5.5 De Klant verstrekt informatie die relevant is voor de dienstverlening zo volledig en juist mogelijk.

5.6 De Klant hoeft geen informatie te verstrekken die niet nodig is voor de Dienst.

5.7 Als tijdens de intake blijkt dat Cosmos Academy de gevraagde begeleiding niet verantwoord of passend kan uitvoeren, kunnen partijen besluiten geen overeenkomst te sluiten.

5.8 Wanneer een leerling bijzondere begeleiding nodig heeft die buiten de deskundigheid of mogelijkheden van Cosmos Academy valt, kan Cosmos Academy adviseren om aanvullende professionele ondersteuning te zoeken.

6. Totstandkoming van de overeenkomst

6.1 De overeenkomst komt tot stand wanneer de Klant een aanbod van Cosmos Academy aanvaardt en Cosmos Academy de inschrijving of opdracht bevestigt, of wanneer uit de omstandigheden duidelijk blijkt dat partijen de overeenkomst zijn aangegaan.

6.2 Voor minderjarige leerlingen sluit in beginsel een ouder of wettelijke vertegenwoordiger de overeenkomst.

6.3 De Klant staat ervoor in dat hij bevoegd is om de overeenkomst te sluiten en, wanneer hij namens een minderjarige handelt, daartoe bevoegd is.

6.4 Cosmos Academy kan een inschrijving weigeren wanneer daar een redelijke grond voor bestaat, bijvoorbeeld wanneer de gewenste Dienst niet beschikbaar is, niet passend is bij de hulpvraag of wanneer uitvoering niet verantwoord kan plaatsvinden.

6.5 Een weigering wordt, voor zover passend, toegelicht.

7. Duur van de overeenkomst

7.1 De duur van de overeenkomst hangt af van het gekozen aanbod.

7.2 Een overeenkomst kan worden aangegaan voor een bepaalde periode, een bepaald aantal sessies, een traject of voor onbepaalde tijd.

7.3 De duur en eventuele opzegtermijn worden vóór het sluiten van de overeenkomst duidelijk vermeld.

7.4 Een overeenkomst voor bepaalde tijd eindigt wanneer de overeengekomen periode of het overeengekomen traject eindigt, tenzij partijen schriftelijk verlengen.

7.5 Een overeenkomst voor onbepaalde tijd kan door de Klant worden opgezegd met inachtneming van de overeengekomen opzegtermijn. Een redelijke opzegtermijn wordt vooraf duidelijk vermeld.

7.6 Stilzwijgende verlenging wordt alleen toegepast wanneer dit wettelijk is toegestaan en de Klant vooraf duidelijk over de gevolgen is geïnformeerd.

8. Uitvoering van de begeleiding

8.1 Cosmos Academy voert de Dienst uit met de zorgvuldigheid die van een professionele onderwijs- en begeleidingsorganisatie mag worden verwacht.

8.2 Cosmos Academy spant zich in om begeleiding aan te laten sluiten bij de leerbehoefte van de leerling.

8.3 Begeleiding kan bestaan uit uitleg, oefenen, plannen, structureren, reflecteren, studievaardigheden, motivatie en voorbereiding op toetsen of examens.

8.4 Cosmos Academy garandeert geen bepaald cijfer, diploma, overgang, examenresultaat of toelating tot een vervolgopleiding.

8.5 Onderwijsresultaten zijn afhankelijk van meerdere factoren, waaronder inzet, aanwezigheid, uitgangsniveau, schoolprogramma, omstandigheden van de leerling en de kwaliteit van de samenwerking.

8.6 Cosmos Academy kan de vorm van begeleiding aanpassen wanneer dat redelijkerwijs nodig is om de Dienst goed uit te voeren.

8.7 Een aanpassing van de uitvoering verandert de kern van de overeengekomen Dienst niet zonder overleg met de Klant.

9. Verantwoordelijkheid van leerling en ouder

9.1 De begeleiding werkt het best wanneer leerling, ouder en begeleider samenwerken.

9.2 De leerling wordt verwacht:

• op tijd aanwezig te zijn;
• benodigde materialen mee te nemen;
• actief deel te nemen;
• opdrachten zo goed mogelijk uit te voeren;
• zich respectvol te gedragen;
• aanwijzingen van begeleiders over veiligheid en ordelijk verloop te volgen.

9.3 De ouder of wettelijke vertegenwoordiger zorgt, voor zover redelijk, voor tijdige informatie over relevante omstandigheden en voor praktische zaken die nodig zijn om de begeleiding mogelijk te maken.

9.4 Cosmos Academy kan niet verantwoordelijk worden gehouden voor leerresultaten die mede afhankelijk zijn van omstandigheden buiten haar invloed.

10. Aanwezigheid en te laat komen

10.1 De Klant zorgt ervoor dat de leerling op het afgesproken tijdstip aanwezig is.

10.2 Wanneer een leerling te laat komt, kan de begeleiding worden uitgevoerd gedurende de resterende geplande tijd.

10.3 Een begeleider hoeft een gemiste tijd door te laat komen niet automatisch in te halen.

10.4 Wanneer de leerling door een bijzondere omstandigheid niet kan komen, wordt de Klant gevraagd dit zo vroeg mogelijk te melden.

10.5 De gevolgen van afwezigheid en de mogelijkheid tot inhalen of verplaatsen worden bepaald door het gekozen aanbod en de vooraf gecommuniceerde annuleringsvoorwaarden.

11. Annuleren en verplaatsen door de Klant

11.1 Cosmos Academy begrijpt dat afspraken soms moeten worden gewijzigd.

11.2 Een afspraak kan worden geannuleerd of verplaatst via de door Cosmos Academy aangewezen contactmogelijkheid.

11.3 Wanneer een afspraak tijdig wordt geannuleerd, probeert Cosmos Academy waar mogelijk een alternatief moment aan te bieden.

11.4 Bij late annulering of niet verschijnen kan Cosmos Academy de gereserveerde begeleiding in rekening brengen wanneer dat vooraf duidelijk is afgesproken en de regeling redelijk is.

11.5 Een annuleringsregeling mag niet tot gevolg hebben dat een consument een onevenredig hoge vergoeding moet betalen.

11.6 Wanneer een wettelijke bedenktijd of ander consumentenrecht van toepassing is, gaat dat wettelijke recht voor.

12. Bedenktijd bij overeenkomsten op afstand

12.1 Wanneer een consument op afstand een overeenkomst sluit, bijvoorbeeld online, geldt in beginsel het wettelijke herroepingsrecht van 14 dagen, tenzij een wettelijke uitzondering van toepassing is.

12.2 Voor een overeenkomst tot het verrichten van een Dienst begint de wettelijke termijn in beginsel op de dag waarop de overeenkomst wordt gesloten.

12.3 Wanneer de Klant vraagt om de Dienst al tijdens de bedenktijd te laten beginnen, zal Cosmos Academy dit alleen uitvoeren wanneer de Klant daarvoor op de wettelijk vereiste manier uitdrukkelijk heeft verzocht.

12.4 Wanneer de consument vervolgens binnen de bedenktijd herroept terwijl de Dienst al gedeeltelijk is uitgevoerd, kan de consument onder de wettelijke voorwaarden een evenredig bedrag verschuldigd zijn voor het reeds uitgevoerde deel van de Dienst.

12.5 Wanneer een Dienst volledig is uitgevoerd binnen de bedenktijd, kan het herroepingsrecht vervallen wanneer aan alle wettelijke voorwaarden is voldaan, waaronder de vereiste voorafgaande informatie en uitdrukkelijke instemming van de consument.

12.6 Cosmos Academy gebruikt deze regels niet om het wettelijke herroepingsrecht uit te sluiten waar dat niet is toegestaan.

12.7 De wettelijke regeling over overeenkomsten op afstand en herroeping wordt toegepast zoals die op het moment van de overeenkomst geldt.

13. Annulering door Cosmos Academy

13.1 Cosmos Academy kan een afspraak verplaatsen wanneer een begeleider onverwacht niet beschikbaar is, bijvoorbeeld door ziekte of een andere overmachtssituatie.

13.2 Cosmos Academy probeert in dat geval zo snel mogelijk een alternatief moment aan te bieden.

13.3 Wanneer een betaalde Dienst definitief niet wordt geleverd, wordt het bedrag voor het niet-geleverde deel terugbetaald, tenzij een andere wettelijke of contractuele regeling van toepassing is.

13.4 Cosmos Academy kan een overeenkomst beëindigen wanneer voortzetting redelijkerwijs niet meer van haar kan worden verlangd, bijvoorbeeld bij ernstig of herhaald grensoverschrijdend gedrag, bedreiging, geweld, fraude of ernstige verstoring van de dienstverlening.

13.5 Bij beëindiging door Cosmos Academy wegens gedrag van de Klant of leerling worden de omstandigheden zorgvuldig beoordeeld en wordt, waar redelijk, eerst gewaarschuwd of overlegd.

13.6 Een beëindiging wegens tekortkoming geeft Cosmos Academy geen recht op bedragen voor diensten die zij niet meer zal leveren, behoudens een rechtsgeldige aanspraak op schadevergoeding of andere kosten.

14. Afwezigheid wegens ziekte of bijzondere omstandigheden

14.1 Bij ziekte of een bijzondere omstandigheid wordt de Klant gevraagd dit zo snel mogelijk te melden.

14.2 Cosmos Academy kan een afspraak verplaatsen wanneer dat praktisch mogelijk en passend is.

14.3 Bij langdurige of bijzondere omstandigheden kunnen partijen schriftelijk aanvullende afspraken maken.

14.4 Cosmos Academy vraagt niet meer medische informatie dan nodig is om de praktische gevolgen voor de dienstverlening te beoordelen.

14.5 Een melding van ziekte betekent niet automatisch dat persoonsgegevens over de medische oorzaak moeten worden verstrekt.

15. Prijzen

15.1 De toepasselijke prijs wordt vóór het sluiten van de overeenkomst aan de Klant meegedeeld.

15.2 De prijs kan afhankelijk zijn van de soort begeleiding, duur, frequentie, groepsgrootte of gekozen pakket.

15.3 Wanneer btw verschuldigd is, wordt dit op de wettelijk vereiste wijze in de prijsinformatie verwerkt.

15.4 Cosmos Academy brengt geen verborgen kosten in rekening.

15.5 Extra werkzaamheden of diensten worden alleen in rekening gebracht wanneer daar vooraf een duidelijke afspraak over is gemaakt, behoudens wettelijke uitzonderingen.

16. Betaling

16.1 Betaling vindt in beginsel vooraf plaats, volgens de betaalwijze die Cosmos Academy aan de Klant verstrekt.

16.2 Facturen worden onder meer verwerkt via Moneybird.

16.3 De betalingstermijn wordt op de factuur of bij het betalingsverzoek vermeld.

16.4 Wanneer betaling niet tijdig plaatsvindt, krijgt de Klant waar nodig eerst een redelijke gelegenheid om alsnog te betalen, rekening houdend met de wettelijke regels.

16.5 Bij consumenten worden wettelijke regels over incassokosten en betalingsachterstanden nageleefd.

16.6 Cosmos Academy mag wettelijke rente en buitengerechtelijke incassokosten in rekening brengen wanneer aan de wettelijke voorwaarden is voldaan.

16.7 Cosmos Academy brengt geen incassokosten in rekening die hoger zijn dan wettelijk toegestaan.

16.8 Wanneer een betaling wordt teruggedraaid of niet wordt uitgevoerd, kan Cosmos Academy de Klant vragen het openstaande bedrag alsnog te voldoen.

17. Facturatie en Moneybird

17.1 Cosmos Academy gebruikt Moneybird voor facturatie en financiële administratie.

17.2 De Klant ontvangt facturen en betalingsinformatie via de door Cosmos Academy gebruikte administratieve systemen.

17.3 Persoonsgegevens die voor facturatie noodzakelijk zijn, worden verwerkt overeenkomstig de Privacyverklaring.

17.4 Cosmos Academy blijft verantwoordelijk voor haar eigen verwerking van persoonsgegevens en maakt met leveranciers passende afspraken wanneer zij persoonsgegevens namens Cosmos Academy verwerken.

17.5 De Klant is verantwoordelijk voor het controleren van factuurgegevens en het tijdig doorgeven van wijzigingen.

18. Digitale diensten en accounts

18.1 Wanneer Cosmos Academy digitale hulpmiddelen beschikbaar stelt, ontvangt de Klant of leerling waar nodig inloggegevens of andere toegangsgegevens.

18.2 Inloggegevens zijn persoonlijk en mogen niet zonder toestemming met anderen worden gedeeld.

18.3 De Klant meldt verlies, diefstal of vermoedelijk misbruik van accountgegevens zo snel mogelijk.

18.4 Cosmos Academy kan toegang tijdelijk beperken wanneer dat nodig is voor beveiliging, onderhoud of het voorkomen van misbruik.

18.5 Digitale diensten kunnen tijdelijk niet beschikbaar zijn door onderhoud, storingen of afhankelijkheid van externe leveranciers.

18.6 Cosmos Academy probeert belangrijke verstoringen zo snel als redelijk mogelijk op te lossen.

19. Sunny – algemene uitgangspunten

19.1 Sunny is de digitale leerassistent van Cosmos Academy.

19.2 Sunny ondersteunt leerlingen bij onder meer:

• plannen;
• leren;
• samenvatten;
• motivatie;
• reflectie;
• studievaardigheden.

19.3 Sunny is een ondersteunend hulpmiddel en geen vervanging van een menselijke begeleider.

19.4 Sunny neemt geen zelfstandige beslissingen over leerlingen.

19.5 Een begeleider blijft verantwoordelijk voor de menselijke begeleiding.

19.6 De Klant en leerling erkennen dat AI-output fouten, onvolledigheden of onjuiste suggesties kan bevatten.

19.7 Een leerling mag Sunny niet beschouwen als een menselijke begeleider, arts, psycholoog, juridisch adviseur of andere professionele hulpverlener.

19.8 Bij twijfel, belangrijke keuzes of situaties die verder gaan dan studieondersteuning moet de leerling zich tot een ouder, begeleider of passende professional wenden.

20. Sunny en menselijke controle

20.1 Cosmos Academy gebruikt Sunny op een manier waarbij menselijke begeleiding centraal blijft staan.

20.2 Sunny wordt niet gebruikt om zelfstandig te beslissen over:

• toelating;
• afwijzing;
• plaatsing in een onderwijsprogramma;
• beoordeling van leerresultaten;
• selectie van leerlingen;
• disciplinaire maatregelen;
• het opleidingsniveau dat een leerling moet volgen.

20.3 Een begeleider kan AI-output beoordelen en waar nodig corrigeren of naast zich neerleggen.

20.4 Wanneer Sunny een suggestie geeft die mogelijk gevolgen heeft voor de begeleiding, blijft de menselijke beoordeling leidend.

20.5 Cosmos Academy kan de beschikbaarheid of functionaliteit van Sunny wijzigen wanneer dat nodig is voor veiligheid, kwaliteit, wetgeving of productontwikkeling.

21. Sunny en AI Act

21.1 Cosmos Academy houdt bij de ontwikkeling en het gebruik van Sunny rekening met de Europese AI-verordening (AI Act).

21.2 De AI Act kent verschillende verplichtingen afhankelijk van de rol van een organisatie, het type AI-systeem en de wijze waarop het systeem wordt gebruikt.

21.3 De AI Act kwalificeert bepaalde toepassingen van AI in onderwijs als hoog risico, onder meer wanneer AI wordt gebruikt voor toelating, toewijzing aan onderwijsprogramma's, beoordeling van leerresultaten, beoordeling van het passende onderwijsniveau of bepaalde vormen van toetsmonitoring.

21.4 De huidige beoogde functie van Sunny is ondersteunend en niet gericht op deze besluitvormende toepassingen.

21.5 Cosmos Academy zal nieuwe functies vooraf beoordelen wanneer zij mogelijk de juridische kwalificatie of het risicoprofiel van Sunny veranderen.

21.6 Cosmos Academy informeert gebruikers transparant wanneer zij met Sunny als AI-systeem communiceren.

21.7 Medewerkers die met Sunny werken krijgen passende instructie en training over verantwoord AI-gebruik en de beperkingen van AI-output.

22. Gebruik van Anthropic

22.1 Sunny maakt gebruik van de commerciële API-diensten van Anthropic.

22.2 Voor de verwerking van gegevens via Sunny gelden naast deze voorwaarden de contractuele afspraken met de betreffende AI-dienstverlener en de Privacyverklaring van Cosmos Academy.

22.3 Cosmos Academy bepaalt welke gegevens via Sunny worden verwerkt en welke functionaliteiten voor leerlingen beschikbaar zijn.

22.4 Cosmos Academy probeert de verwerking van persoonsgegevens via Sunny te beperken tot wat nodig is voor de beoogde functionaliteit.

22.5 De Klant en leerling wordt gevraagd geen onnodige gevoelige of zeer persoonlijke informatie in Sunny in te voeren.

22.6 Cosmos Academy kan technische of contractuele instellingen aanpassen wanneer dit nodig is om privacy, beveiliging of wettelijke naleving te verbeteren.

23. Verboden of ongepast gebruik van Sunny

23.1 Sunny mag niet worden gebruikt voor:

• het invoeren van gegevens van andere personen zonder dat daarvoor een geldige reden bestaat;
• het delen van wachtwoorden;
• het invoeren van betaalgegevens;
• het invoeren van geheime bedrijfsinformatie van derden;
• het proberen te omzeilen van beveiligingsmaatregelen;
• misbruik van de dienstverlening;
• activiteiten die in strijd zijn met de wet.

23.2 Een leerling moet Sunny niet gebruiken als enige bron voor belangrijke beslissingen over gezondheid, veiligheid, juridische zaken of andere onderwerpen die professionele beoordeling vereisen.

23.3 Cosmos Academy kan toegang tot Sunny beperken wanneer sprake is van misbruik of een beveiligingsrisico.

24. Privacy

24.1 De verwerking van persoonsgegevens door Cosmos Academy wordt beschreven in de Privacyverklaring.

24.2 De Privacyverklaring beschrijft onder meer de verwerking van gegevens van leerlingen en ouders, het gebruik van Sunny, leveranciers, bewaartermijnen, beveiliging en privacyrechten.

24.3 Het Cookiebeleid beschrijft het gebruik van cookies en vergelijkbare technieken op de website.

24.4 Deze Algemene Voorwaarden geven geen zelfstandige toestemming voor verwerkingen waarvoor volgens de AVG of andere wetgeving een aparte grondslag of toestemming nodig is.

24.5 Toestemming voor foto's van leerlingen wordt afzonderlijk geregeld en maakt geen onderdeel uit van deze Algemene Voorwaarden.

25. Foto's en beeldmateriaal

25.1 Foto's van leerlingen worden uitsluitend gemaakt of gebruikt nadat daarvoor een afzonderlijke schriftelijke toestemming is verkregen, wanneer voor het betreffende gebruik toestemming vereist is.

25.2 Een toestemming voor foto's wordt niet verborgen in deze Algemene Voorwaarden.

25.3 Een toestemming voor foto's staat los van de overeenkomst voor begeleiding.

25.4 Het weigeren of intrekken van een toestemming voor foto's heeft geen gevolgen voor het recht op begeleiding, tenzij een afzonderlijke dienst noodzakelijk afhankelijk is van het betreffende beeldmateriaal en hierover vooraf duidelijk is geïnformeerd.

25.5 Bij intrekking van toestemming stopt Cosmos Academy toekomstig gebruik voor zover dat redelijkerwijs mogelijk is en geen andere wettelijke grondslag voor het gebruik bestaat.

26. Intellectueel eigendom

26.1 Rechten op door Cosmos Academy ontwikkelde lesmaterialen, formats, teksten, methodieken, digitale hulpmiddelen en andere originele werken blijven bij Cosmos Academy of haar licentiegevers, tenzij schriftelijk anders is overeengekomen.

26.2 De Klant krijgt een beperkt, persoonlijk gebruiksrecht voor materialen die voor de eigen begeleiding beschikbaar worden gesteld.

26.3 Materialen mogen niet zonder voorafgaande toestemming commercieel worden verspreid, verkocht, gepubliceerd of aan derden ter beschikking worden gesteld wanneer daarmee de intellectuele eigendomsrechten van Cosmos Academy worden geschonden.

26.4 De Klant mag eigen aantekeningen en materiaal voor persoonlijk gebruik bewaren.

26.5 Het gebruik van materiaal door een leerling voor het eigen leerproces wordt niet onnodig beperkt.

27. Resultaten en materiaal van leerlingen

27.1 Werk dat door een leerling zelf wordt gemaakt blijft van de leerling, voor zover daarop rechten van toepassing zijn.

27.2 Cosmos Academy gebruikt werk van leerlingen niet voor marketing of publicatie zonder daarvoor een passende wettelijke grondslag en, wanneer nodig, afzonderlijke toestemming.

27.3 Een leerling kan eigen materiaal gebruiken binnen de grenzen van auteursrecht en andere toepasselijke regels.

27.4 Wanneer een leerling materiaal van derden meebrengt, blijft de leerling of Klant verantwoordelijk voor het rechtmatig gebruik daarvan.

28. Gedrag en veiligheid

28.1 Cosmos Academy wil een veilige, respectvolle en professionele omgeving bieden.

28.2 De volgende gedragingen worden niet geaccepteerd:

• bedreiging;
• geweld;
• intimidatie;
• discriminatie;
• pesten;
• seksuele intimidatie;
• bewust beschadigen van eigendommen;
• fraude;
• ernstig verstoren van de begeleiding;
• misbruik van digitale systemen.

28.3 Bij ernstig gedrag kan Cosmos Academy passende maatregelen nemen, waaronder een waarschuwing, tijdelijke beperking van toegang of beëindiging van de overeenkomst.

28.4 Bij minderjarige leerlingen wordt bij maatregelen rekening gehouden met de leeftijd en omstandigheden van de leerling.

28.5 Wanneer een situatie directe risico's voor veiligheid oplevert, kan Cosmos Academy onmiddellijk passende veiligheidsmaatregelen nemen.

29. Meldingen over de begeleiding

29.1 De Klant wordt aangemoedigd vragen of problemen zo snel mogelijk met Cosmos Academy te bespreken.

29.2 Een klacht kan worden ingediend via info@cosmosacademy.nl.

29.3 Cosmos Academy probeert klachten zorgvuldig, respectvol en binnen een redelijke termijn te behandelen.

29.4 Een klacht over privacy kan ook worden behandeld volgens de procedure uit de Privacyverklaring.

29.5 Het indienen van een klacht beperkt de wettelijke rechten van de Klant niet.

30. Aansprakelijkheid

30.1 Cosmos Academy voert haar dienstverlening zorgvuldig uit.

30.2 Cosmos Academy is aansprakelijk wanneer sprake is van een tekortkoming die volgens de wet aan Cosmos Academy kan worden toegerekend, voor zover de wet dit toelaat.

30.3 Cosmos Academy is niet aansprakelijk voor schade die uitsluitend het gevolg is van omstandigheden die buiten haar redelijke invloed liggen.

30.4 Cosmos Academy is niet aansprakelijk voor tegenvallende school- of examenresultaten wanneer zij haar Dienst overeenkomstig de overeenkomst heeft uitgevoerd.

30.5 Cosmos Academy is niet aansprakelijk voor beslissingen die een leerling, ouder of derde zelfstandig neemt op basis van algemene informatie of AI-output zonder de noodzakelijke menselijke beoordeling.

30.6 Beperkingen van aansprakelijkheid gelden niet voor zover een beperking wettelijk niet is toegestaan, waaronder bij schade die volgens dwingend recht niet mag worden uitgesloten of beperkt.

30.7 Voor consumenten worden aansprakelijkheidsbeperkingen niet zo uitgelegd dat wettelijke rechten worden uitgesloten.

30.8 Voor zover een aansprakelijkheidsbeperking rechtsgeldig is, wordt deze redelijk en proportioneel toegepast.

31. Overmacht

31.1 Een partij hoeft een verplichting niet na te komen wanneer sprake is van overmacht zoals bedoeld in de wet.

31.2 Onder overmacht kunnen, afhankelijk van de omstandigheden, onder meer vallen:

• ernstige ziekte;
• onverwachte uitval van personeel;
• storingen in essentiële digitale systemen;
• langdurige internet- of stroomstoringen;
• brand;
• overheidsmaatregelen;
• andere omstandigheden die redelijkerwijs niet konden worden voorkomen of voorzien.

31.3 Cosmos Academy informeert de Klant zo snel als redelijk mogelijk over een situatie die de uitvoering van de Dienst beïnvloedt.

31.4 Partijen proberen bij tijdelijke overmacht een passende oplossing te vinden, bijvoorbeeld verplaatsing van een afspraak.

31.5 Wanneer uitvoering definitief onmogelijk wordt en een Dienst niet wordt geleverd, wordt het niet-geleverde deel overeenkomstig de toepasselijke wettelijke en contractuele regels afgehandeld.

32. Wijziging van dienstverlening

32.1 Cosmos Academy kan haar dienstverlening aanpassen wanneer dat nodig is voor kwaliteit, veiligheid, wetgeving of bedrijfsvoering.

32.2 Een wezenlijke wijziging van de overeengekomen Dienst wordt niet zonder redelijke grond en zonder de Klant daarover te informeren doorgevoerd.

32.3 Wanneer een wijziging leidt tot een wezenlijk andere Dienst, wordt de Klant daarover vooraf geïnformeerd en wordt, waar nodig, een passende mogelijkheid geboden om de overeenkomst te beëindigen.

33. Wijziging van deze Algemene Voorwaarden

33.1 Cosmos Academy kan deze Algemene Voorwaarden wijzigen.

33.2 Wijzigingen worden duidelijk gecommuniceerd wanneer zij relevant zijn voor lopende overeenkomsten.

33.3 Een wijziging die een consument wezenlijk benadeelt wordt niet zonder passende juridische grondslag op een lopende overeenkomst toegepast.

33.4 Dwingende wettelijke regels gaan altijd voor.

33.5 De actuele versie van de Algemene Voorwaarden wordt op de website beschikbaar gesteld.

34. Privacy, beveiliging en gegevens van leerlingen

34.1 Cosmos Academy neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen.

34.2 De precieze verwerking van persoonsgegevens staat in de Privacyverklaring.

34.3 De Klant werkt mee aan redelijke beveiligingsmaatregelen, bijvoorbeeld door accountgegevens geheim te houden.

34.4 Een Klant of leerling meldt vermoedelijke beveiligingsincidenten zo snel mogelijk.

34.5 Cosmos Academy kan bij een beveiligingsincident tijdelijk toegang beperken wanneer dat nodig is om leerlingen, systemen of persoonsgegevens te beschermen.

34.6 Cosmos Academy verwerkt niet meer persoonsgegevens dan noodzakelijk voor de betreffende Dienst.

35. Leveranciers en derden

35.1 Cosmos Academy kan derden inschakelen voor onderdelen van haar bedrijfsvoering en dienstverlening.

35.2 Voorbeelden zijn leveranciers van:

• facturatie;
• IT;
• hosting;
• communicatie;
• digitale leeromgevingen;
• AI-diensten;
• websiteanalyse;
• beveiliging.

35.3 Wanneer een derde persoonsgegevens namens Cosmos Academy verwerkt, worden passende privacy- en beveiligingsafspraken gemaakt wanneer de wet dat vereist.

35.4 Cosmos Academy blijft verantwoordelijk voor haar eigen keuzes als opdrachtgever en verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens waarvoor zij verantwoordelijk is.

35.5 Een leverancier kan een eigen privacybeleid hebben voor verwerkingen waarvoor die leverancier zelf verantwoordelijk is. De toepasselijke rolverdeling wordt beoordeeld volgens de feitelijke verwerking en contractuele afspraken.

36. Samenwerking met scholen

36.1 Cosmos Academy kan diensten leveren aan of samenwerken met scholen.

36.2 Wanneer een school opdrachtgever is, kunnen aanvullende afspraken worden gemaakt over scope, planning, verantwoordelijkheden, gegevensverwerking en beveiliging.

36.3 Wanneer Cosmos Academy persoonsgegevens uitsluitend namens een school verwerkt, kan zij voor die verwerking als verwerker optreden.

36.4 In dat geval gelden de instructies van de school binnen de gemaakte afspraken en toepasselijke wetgeving.

36.5 De rol van Cosmos Academy en de school wordt niet alleen bepaald door de naam van een overeenkomst, maar door de feitelijke verwerking en verantwoordelijkheden.

37. Communicatie

37.1 Cosmos Academy kan de Klant per e-mail, telefoon of andere overeengekomen wijze informeren over de Dienst.

37.2 De Klant zorgt ervoor dat Cosmos Academy over actuele contactgegevens beschikt.

37.3 Belangrijke informatie over afspraken, wijzigingen, betalingen of veiligheid kan elektronisch worden verstrekt.

37.4 Cosmos Academy gebruikt persoonsgegevens voor communicatie overeenkomstig de Privacyverklaring en de toepasselijke regels voor elektronische communicatie en direct marketing.

38. Klantenservice en bereikbaarheid

38.1 Cosmos Academy is bereikbaar via info@cosmosacademy.nl.

38.2 De actuele openingstijden en andere contactmogelijkheden worden op de website vermeld wanneer deze beschikbaar zijn.

38.3 Een e-mail buiten openingstijden wordt zo snel als redelijk mogelijk behandeld.

38.4 Een noodsituatie moet niet uitsluitend via Cosmos Academy worden gemeld wanneer daarvoor een professionele hulpdienst of overheidsinstantie nodig is.

39. Opschorting

39.1 Cosmos Academy kan de uitvoering van een Dienst tijdelijk opschorten wanneer de Klant een wezenlijke verplichting niet nakomt en opschorting wettelijk en contractueel is toegestaan.

39.2 Voor consumenten worden wettelijke waarborgen en proportionaliteit gerespecteerd.

39.3 Bij betalingsachterstanden wordt rekening gehouden met de wettelijke regels over betalingsherinneringen en incassokosten.

39.4 Opschorting wordt niet gebruikt om de Klant onevenredig onder druk te zetten.

40. Beëindiging wegens tekortkoming

40.1 Wanneer een partij wezenlijk tekortschiet in de nakoming, gelden de wettelijke regels over verzuim, ontbinding en schadevergoeding.

40.2 Cosmos Academy zal bij een herstelbare tekortkoming waar redelijk eerst gelegenheid geven om de tekortkoming te herstellen.

40.3 Bij ernstig gedrag of situaties waarin onmiddellijke actie noodzakelijk is, kan een andere aanpak gerechtvaardigd zijn.

40.4 Bij beëindiging wordt vastgesteld welk deel van de Dienst al is geleverd en welke bedragen daarvoor verschuldigd of terug te betalen zijn.

41. Geen overdracht zonder toestemming

41.1 De Klant kan rechten en verplichtingen uit de overeenkomst niet zomaar aan een derde overdragen wanneer daarvoor toestemming nodig is.

41.2 Cosmos Academy kan haar onderneming of contractuele rechten en verplichtingen overdragen wanneer dit wettelijk is toegestaan en de rechten van consumenten daardoor niet ongerechtvaardigd worden beperkt.

41.3 Dwingende wettelijke bepalingen blijven van toepassing.

42. Geheimhouding

42.1 Cosmos Academy gaat zorgvuldig om met vertrouwelijke informatie die zij in het kader van de dienstverlening ontvangt.

42.2 De verplichting tot vertrouwelijkheid geldt niet wanneer openbaarmaking wettelijk verplicht is of noodzakelijk is voor de uitvoering van de overeenkomst.

42.3 Persoonsgegevens worden verwerkt volgens de Privacyverklaring en de AVG.

42.4 Cosmos Academy deelt leerlinginformatie intern alleen met personen die deze informatie voor hun werkzaamheden nodig hebben, binnen de toepasselijke privacyregels.

43. Onderwijsresultaten en verwachtingen

43.1 Cosmos Academy biedt begeleiding en ondersteuning, geen garantie op een bepaald resultaat.

43.2 De begeleider kan leerdoelen helpen formuleren, maar het behalen daarvan hangt mede af van de leerling.

43.3 Ouders en leerlingen blijven verantwoordelijk voor keuzes die zij zelf maken op basis van begeleiding.

43.4 Cosmos Academy kan signaleren dat extra ondersteuning wenselijk lijkt, maar stelt geen medische of psychologische diagnose tenzij daarvoor een afzonderlijke bevoegdheid en opdracht bestaat.

44. Gebruik van AI-output in het onderwijs

44.1 AI-output van Sunny kan worden gebruikt als hulpmiddel bij leren en plannen.

44.2 AI-output moet waar nodig door de leerling of begeleider worden gecontroleerd.

44.3 Cosmos Academy kan niet garanderen dat ieder AI-antwoord feitelijk juist, volledig of geschikt is voor iedere situatie.

44.4 Sunny mag niet worden gebruikt als vervanging van officiële schoolinformatie, toetsvoorschriften of instructies van een docent.

44.5 Wanneer schoolregels of examenregels gelden, gaan die regels voor op suggesties van Sunny.

45. Geen besluitvorming over leerlingen door Sunny

45.1 Sunny krijgt geen zelfstandige beslissingsbevoegdheid over leerlingen.

45.2 Cosmos Academy gebruikt Sunny niet als zelfstandig systeem voor toelating, afwijzing, selectie, beoordeling of plaatsing van leerlingen.

45.3 Wanneer toekomstige functionaliteit tot een andere vorm van geautomatiseerde besluitvorming leidt, wordt vooraf beoordeeld welke wettelijke verplichtingen gelden.

45.4 Een uitbreiding van Sunny wordt niet uitsluitend technisch beoordeeld; ook privacy, informatiebeveiliging, AI-governance, onderwijsrisico's en consumentenbelangen worden meegenomen.

46. Rechten van leerlingen en ouders

46.1 De rechten van betrokkenen onder de AVG worden beschreven in de Privacyverklaring.

46.2 Een leerling kan afhankelijk van leeftijd en omstandigheden zelfstandig privacyrechten uitoefenen.

46.3 Ouders of wettelijke vertegenwoordigers kunnen onder de toepasselijke regels namens een kind optreden.

46.4 Een ouderlijk verzoek betekent niet automatisch dat iedere informatie zonder verdere beoordeling aan de ouder moet worden verstrekt. De rechten en belangen van het kind worden meegewogen.

47. Wettelijke rechten blijven gelden

47.1 Deze Algemene Voorwaarden zijn geen beperking van dwingende wettelijke rechten.

47.2 Als de wet een consument een recht geeft waarvan in deze voorwaarden niet of anders is gesproken, blijft dat recht van toepassing.

47.3 Bij consumentenovereenkomsten worden de regels over oneerlijke bedingen en consumentenbescherming gerespecteerd.

47.4 Een bepaling die volgens dwingend recht niet mag worden toegepast, wordt niet toegepast voor zover de wet dat verbiedt.

48. Toepasselijk recht

48.1 Op de overeenkomst is Nederlands recht van toepassing.

48.2 Wanneer de Klant consument is en het recht van het land waar hij gewoonlijk verblijft hem dwingende bescherming biedt die volgens het toepasselijke internationale privaatrecht niet kan worden uitgesloten, blijven die beschermende regels van toepassing.

48.3 Deze bepaling is niet bedoeld om consumentenbescherming uit andere toepasselijke wetgeving uit te sluiten.

49. Geschillen

49.1 Wanneer een geschil ontstaat, proberen partijen dit eerst in goed overleg op te lossen.

49.2 Een klacht kan worden ingediend via info@cosmosacademy.nl.

49.3 Een consument behoudt het recht om een geschil aan een bevoegde rechter voor te leggen.

49.4 Cosmos Academy sluit de wettelijke toegang tot de rechter niet uit.

49.5 Wanneer partijen een andere geschillenregeling willen gebruiken, wordt die alleen toegepast wanneer dit wettelijk is toegestaan en daarover een geldige afspraak bestaat.

50. Slotbepalingen

50.1 Deze Algemene Voorwaarden vormen samen met de overeenkomst de basis voor de dienstverlening van Cosmos Academy.

50.2 De Privacyverklaring, het Cookiebeleid en de AI Transparantieverklaring bevatten aanvullende informatie over specifieke onderwerpen.

50.3 Waar deze documenten elkaar raken, wordt voorkomen dat een document een afzonderlijke wettelijke verplichting of recht onbedoeld uitsluit.

50.4 Cosmos Academy streeft ernaar haar documentatie onderling consistent en actueel te houden.

51. Contactgegevens

Cosmos Academy B.V.
Rijswijk, Nederland
E-mail: info@cosmosacademy.nl

52. Juridische basis

Deze Algemene Voorwaarden zijn opgesteld met inachtneming van onder meer:

• Boek 6 en Boek 7 van het Burgerlijk Wetboek, waaronder de regels over overeenkomsten, algemene voorwaarden, consumentenovereenkomsten en diensten;
• de regels over algemene voorwaarden en onredelijk bezwarende bedingen;
• de consumentenregels voor overeenkomsten op afstand en het wettelijke herroepingsrecht;
• Richtlijn 93/13/EEG betreffende oneerlijke bedingen in consumentenovereenkomsten;
• Richtlijn 2011/83/EU betreffende consumentenrechten;
• Verordening (EU) 2016/679 (AVG) en de Uitvoeringswet AVG;
• Verordening (EU) 2024/1689 (AI Act), voor zover relevant voor Sunny;
• toepasselijke regels over elektronische communicatie en direct marketing.

De Europese consumentenregels bepalen onder meer dat consumenten bij overeenkomsten op afstand in beginsel een bedenktijd van 14 dagen hebben en dat voor diensten specifieke regels gelden wanneer de uitvoering tijdens die bedenktijd begint.

Bij algemene voorwaarden voor consumenten gelden bovendien regels tegen onredelijk bezwarende bedingen. De Europese richtlijn vereist dat standaardvoorwaarden duidelijk en begrijpelijk zijn en dat oneerlijke bedingen de consument niet binden.

Voor persoonsgegevens en verwerkers zijn de AVG-regels leidend. De Autoriteit Persoonsgegevens benadrukt onder meer dat afspraken met verwerkers concreet moeten worden vastgelegd en niet uitsluitend uit algemene verwijzingen naar de AVG mogen bestaan.

Voor Sunny geldt daarnaast de AI Act. De AI Act maakt voor bepaalde onderwijsgebruikssituaties een onderscheid tussen ondersteunende toepassingen en hoog-risicogebruik, waaronder bepaalde toepassingen voor toelating, toewijzing, beoordeling van leerresultaten en het bepalen van het passende onderwijsniveau.