AI Transparantieverklaring Cosmos Academy B.V.

1. Waarom deze verklaring?

Cosmos Academy gebruikt kunstmatige intelligentie als hulpmiddel bij het leren. Omdat leerlingen en ouders moeten kunnen begrijpen wanneer en hoe AI wordt gebruikt, leggen wij dit in deze verklaring uit.

Deze verklaring gaat specifiek over Sunny, de digitale leerassistent van Cosmos Academy.

Onze uitgangspunten zijn eenvoudig:

• AI ondersteunt.
• AI vervangt geen begeleider.
• AI neemt geen zelfstandige beslissingen over leerlingen.
• Leerlingen weten wanneer zij met AI communiceren.
• Ouders krijgen begrijpelijke informatie.
• Menselijke begeleiding blijft centraal.
• Persoonsgegevens worden zorgvuldig verwerkt.
• Nieuwe AI-functionaliteiten worden vooraf beoordeeld op privacy, veiligheid, onderwijsrisico's en toepasselijke wetgeving.

Deze verklaring vormt een aanvulling op onze Privacyverklaring, Algemene Voorwaarden en, waar relevant, ons Cookiebeleid.

2. Wat is Sunny?

Sunny is de digitale leerassistent van Cosmos Academy.

Sunny ondersteunt leerlingen bij onder meer:

• plannen;
• leren;
• samenvatten;
• motivatie;
• reflectie;
• studievaardigheden.

Sunny is geen vervanging voor een docent, begeleider, ouder of andere professional.

Sunny kan bijvoorbeeld helpen om een planning te structureren, leerstof op een andere manier uit te leggen, een samenvatting te maken of een leerling te helpen reflecteren op een leerdoel.

De leerling houdt zelf de regie. De begeleider blijft verantwoordelijk voor de menselijke begeleiding.

3. Waarom gebruikt Cosmos Academy AI?

Wij gebruiken AI omdat een digitale leerassistent bepaalde ondersteuning toegankelijker en persoonlijker kan maken.

Sunny kan snel helpen bij het structureren van een taak, het voorbereiden van een leeractiviteit of het nadenken over een studieaanpak.

AI is voor ons echter een middel en geen doel. Wij vinden niet dat een computer altijd beter weet wat een leerling nodig heeft.

AI kan fouten maken. Daarom combineren wij technologische ondersteuning met menselijke begeleiding.

4. Wat doet Sunny wel?

Afhankelijk van de beschikbare functionaliteit kan Sunny:

• vragen van leerlingen beantwoorden;
• leerstof uitleggen;
• helpen bij het structureren van informatie;
• helpen bij het maken van een planning;
• helpen bij samenvatten;
• vragen stellen die reflectie ondersteunen;
• suggesties geven voor studieactiviteiten;
• helpen nadenken over studiegewoonten;
• informatie gebruiken die binnen de Sunny-omgeving beschikbaar is om antwoorden beter op de leercontext af te stemmen.

Nieuwe functies worden vooraf beoordeeld voordat ze aan leerlingen beschikbaar worden gesteld.

5. Wat doet Sunny niet?

Sunny:

• beslist niet zelfstandig of een leerling wordt toegelaten;
• wijst geen leerling zelfstandig toe aan een onderwijsprogramma;
• bepaalt niet zelfstandig het onderwijsniveau;
• beoordeelt niet zelfstandig of een leerling moet overgaan;
• neemt geen disciplinaire beslissingen;
• bepaalt niet zelfstandig of een leerling extra hulp krijgt;
• neemt geen zelfstandige beslissingen over de begeleiding;
• vervangt geen menselijke begeleider;
• stelt geen medische of psychologische diagnoses;
• is geen therapeut, arts of juridisch adviseur.

Wij gebruiken Sunny niet als zelfstandig besluitvormingssysteem voor leerlingen.

6. Menselijke verantwoordelijkheid

Cosmos Academy blijft verantwoordelijk voor de manier waarop Sunny binnen onze dienstverlening wordt gebruikt.

Een AI-antwoord is geen automatisch besluit van Cosmos Academy. Begeleiders blijven verantwoordelijk voor de menselijke begeleiding en kunnen informatie uit Sunny beoordelen, corrigeren of negeren.

Wanneer een AI-suggestie mogelijk belangrijke gevolgen heeft voor de begeleiding van een leerling, is menselijke beoordeling leidend.

Een leerling kan altijd bij een begeleider terecht wanneer Sunny een antwoord geeft dat onduidelijk, onjuist of niet passend lijkt.

7. AI kan fouten maken

AI-systemen kunnen overtuigend klinkende maar onjuiste informatie geven.

Een antwoord van Sunny kan bijvoorbeeld:

• feitelijk onjuist zijn;
• onvolledig zijn;
• een vraag verkeerd begrijpen;
• een verkeerde aanname maken;
• informatie te stellig formuleren.

Daarom moet belangrijke informatie worden gecontroleerd.

Dit geldt in het bijzonder voor informatie over gezondheid, veiligheid, juridische onderwerpen, officiële examenregels en andere onderwerpen waarbij een fout grote gevolgen kan hebben.

Voor officiële schoolinformatie, examenreglementen en instructies van docenten geldt altijd de officiële bron boven een antwoord van Sunny.

8. Wanneer weet een leerling dat hij met AI communiceert?

Sunny wordt herkenbaar gepresenteerd als een AI-leerassistent. Een leerling hoeft dus niet te raden of een antwoord door een mens of door AI is geschreven.

Artikel 50 van de Europese AI-verordening bevat transparantieverplichtingen voor AI-systemen die bedoeld zijn om rechtstreeks met natuurlijke personen te communiceren. De betreffende transparantie moet in beginsel uiterlijk bij de eerste interactie duidelijk worden verstrekt.

Cosmos Academy kiest voor een duidelijke benadering: Sunny wordt altijd als AI herkenbaar gemaakt.

9. Welke AI gebruikt Sunny?

Sunny maakt gebruik van de commerciële API-diensten van Anthropic.

Anthropic levert de onderliggende AI-technologie. Cosmos Academy bepaalt hoe deze technologie binnen Sunny wordt toegepast, welke functionaliteiten leerlingen krijgen en welke gegevens vanuit onze dienstverlening naar de AI-dienst worden gestuurd.

Binnen de commerciële Anthropic-dienst wordt klantinhoud volgens de toepasselijke commerciële voorwaarden niet gebruikt om modellen te trainen. Anthropic legt daarnaast bij commerciële diensten nadruk op menselijke beoordeling van output voordat deze wordt gebruikt of gedeeld.

Cosmos Academy blijft verantwoordelijk voor de keuzes die wij maken rond de inzet van Sunny.

10. Welke gegevens kan Sunny verwerken?

Welke gegevens Sunny verwerkt hangt af van de functionaliteit en van wat in de Sunny-omgeving beschikbaar wordt gesteld.

Dit kan bijvoorbeeld betrekking hebben op:

• naam of gebruikersidentificatie;
• school en leerjaar;
• vakken;
• leerdoelen;
• planning;
• studievoorkeuren;
• vragen van de leerling;
• antwoorden en tekst die de leerling invoert;
• eerdere interacties binnen de beschikbare context;
• informatie die een begeleider bewust beschikbaar stelt voor ondersteuning.

Wij beperken gegevensverwerking tot wat noodzakelijk is voor de betreffende functionaliteit.

Wij vragen leerlingen bovendien om geen onnodige gevoelige informatie in Sunny in te voeren.

11. Minderjarigen

Veel van onze leerlingen zijn minderjarig. Daarom gaan wij bij Sunny extra zorgvuldig om met gegevens en functionaliteit.

Wij streven naar:

• zo weinig mogelijk persoonsgegevens;
• duidelijke en begrijpelijke uitleg;
• terughoudendheid met gevoelige gegevens;
• menselijke controle;
• passende beveiliging;
• geen verborgen profilering;
• geen zelfstandige besluitvorming over leerlingen.

Een leerling moet niet het gevoel krijgen dat hij voortdurend door een AI-systeem wordt beoordeeld of gevolgd.

12. Sunny is geen beoordelings- of selectiesysteem

Sunny is bedoeld als leerassistent.

Wij gebruiken Sunny niet als zelfstandig systeem om leerlingen toe te laten, af te wijzen, aan een onderwijsprogramma toe te wijzen, leerresultaten formeel te beoordelen of het passende onderwijsniveau vast te stellen.

De AI Act noemt bepaalde toepassingen binnen onderwijs als hoog risico, waaronder AI voor toelating of toegang, toewijzing aan onderwijsinstellingen of programma's, beoordeling van leerresultaten, beoordeling van het passende onderwijsniveau en bepaalde vormen van toetsmonitoring.

De huidige beoogde toepassing van Sunny is daarvan onderscheiden.

Wanneer Cosmos Academy in de toekomst functionaliteit toevoegt die mogelijk binnen deze categorieën valt, wordt vooraf opnieuw een juridische en risicoanalyse uitgevoerd.

13. AI Act en de rol van Cosmos Academy

De Europese AI Act maakt onderscheid tussen verschillende rollen, waaronder aanbieders en gebruiksverantwoordelijken van AI-systemen.

Cosmos Academy beoordeelt haar juridische rol per concrete toepassing. De rol wordt niet alleen bepaald door de naam Sunny, maar door de feitelijke technische en organisatorische inrichting.

De AI Act is vanaf 2 augustus 2026 in algemene zin van toepassing. Sommige onderdelen zijn eerder van toepassing geworden en voor bepaalde verplichtingen gelden overgangstermijnen. Artikel 4 over AI-geletterdheid is sinds 2 februari 2025 van toepassing. De specifieke regels voor bepaalde hoog-risicosystemen als bedoeld in artikel 6, lid 1, gaan volgens artikel 113 in op 2 augustus 2027.

Wij volgen de gefaseerde toepassing van de AI Act en beoordelen wijzigingen in Sunny tegen de wetgeving die op dat moment geldt.

14. AI-geletterdheid

De AI Act verplicht aanbieders en gebruiksverantwoordelijken om, voor zover mogelijk, te zorgen voor een voldoende niveau van AI-geletterdheid bij medewerkers en andere personen die namens hen AI-systemen gebruiken of exploiteren.

Begeleiders die met Sunny werken moeten begrijpen:

• wat Sunny kan;
• wat Sunny niet kan;
• dat AI-output fouten kan bevatten;
• wanneer menselijke controle nodig is;
• welke informatie niet onnodig in Sunny moet worden ingevoerd;
• hoe zij een leerling uitleggen dat AI wordt gebruikt;
• wanneer een vraag niet door Sunny moet worden afgehandeld.

AI-geletterdheid is voor ons geen eenmalige instructie, maar onderdeel van verantwoord werken met AI.

15. Privacy en Sunny

De verwerking van persoonsgegevens via Sunny valt onder de Privacyverklaring van Cosmos Academy.

Daarin leggen wij uit:

• welke persoonsgegevens wij verwerken;
• voor welke doelen;
• welke grondslagen van toepassing zijn;
• welke leveranciers betrokken zijn;
• hoe lang gegevens worden bewaard;
• hoe internationale doorgiften worden behandeld;
• welke privacyrechten leerlingen en ouders hebben;
• welke beveiligingsmaatregelen wij toepassen.

Deze AI Transparantieverklaring vervangt de Privacyverklaring niet.

16. Dataminimalisatie

Wij proberen bij Sunny zo weinig mogelijk persoonsgegevens te verwerken.

Bij iedere nieuwe functionaliteit beoordelen wij onder meer:

• 1. Welke informatie is echt nodig?
• 2. Kan hetzelfde doel met minder gegevens worden bereikt?
• 3. Moet de informatie direct identificerend zijn?
• 4. Wie heeft toegang?
• 5. Hoe lang is de informatie nodig?
• 6. Welke risico's ontstaan voor minderjarigen?
• 7. Is aanvullende transparantie of een risicoanalyse nodig?

Privacy by design en privacy by default zijn hierbij belangrijke uitgangspunten.

17. Gebruik van gegevens voor modeltraining

Cosmos Academy gebruikt de commerciële Anthropic API voor Sunny.

De contractuele voorwaarden van de commerciële dienst worden gebruikt om te bepalen hoe klantinhoud wordt behandeld. Binnen de huidige commerciële voorwaarden wordt klantinhoud niet gebruikt om Anthropic-modellen te trainen.

Als de technische of contractuele dienstverlening van Anthropic verandert, beoordelen wij opnieuw wat dit betekent voor onze privacydocumentatie, leveranciersbeoordeling, risicoanalyse en inrichting van Sunny.

18. Bewaartermijnen

AI-interacties worden niet onbeperkt bewaard omdat ze ooit nuttig zouden kunnen zijn.

De bewaartermijn hangt af van de functie van Sunny, de technische inrichting, de gekozen AI-dienst, onze eigen administratie, wettelijke verplichtingen en beveiligings- of incidentdoeleinden.

De actuele technische en contractuele bewaartermijnen worden intern vastgelegd.

Voor persoonsgegevens die onder de verantwoordelijkheid van Cosmos Academy vallen, geldt dat wij gegevens niet langer bewaren dan noodzakelijk.

19. Beveiliging

Sunny wordt behandeld als een systeem waarin persoonsgegevens en onderwijsinformatie kunnen worden verwerkt.

Afhankelijk van de risico's kunnen maatregelen bestaan uit:

• toegangsbeperking;
• authenticatie;
• autorisaties;
• beveiligde verbindingen;
• logging en monitoring;
• incidentmanagement;
• leveranciersbeoordeling;
• back-up- en herstelmaatregelen;
• periodieke risicoanalyses;
• bewustwording en training.

Wij publiceren geen technische details die de beveiliging van Sunny onnodig kunnen verzwakken.

20. Wat als Sunny een fout maakt?

Een fout van Sunny mag niet automatisch doorwerken naar een beslissing over een leerling.

Een leerling, ouder of begeleider kan een probleem melden. Cosmos Academy kan de betreffende output onderzoeken en, waar nodig:

• de informatie corrigeren;
• de functionaliteit aanpassen;
• extra instructies geven;
• een privacy- of beveiligingsonderzoek uitvoeren;
• de functie tijdelijk beperken.

Wij gebruiken relevante fouten om onze dienstverlening en AI-governance te verbeteren.

21. Geen manipulatie en geen verborgen beïnvloeding

Cosmos Academy gebruikt Sunny niet om leerlingen heimelijk te manipuleren.

Wij gebruiken AI om het leerproces te ondersteunen en niet om leerlingen onzichtbaar richting commerciële of andere keuzes te sturen die niet nodig zijn voor de dienstverlening.

Bepaalde manipulatieve of misleidende AI-praktijken zijn onder de AI Act verboden. Onze inzet van Sunny is gericht op ondersteuning van het leerproces.

22. Geen verborgen profilering

Sunny is niet bedoeld als systeem om leerlingen heimelijk te profileren.

Wanneer informatie over een leerling wordt gebruikt om begeleiding beter te laten aansluiten, moet dit passen binnen het doel van de dienstverlening en de geldende privacyregels.

Wij willen niet dat leerlingen het gevoel krijgen dat iedere interactie wordt gebruikt om een permanent digitaal profiel over hen op te bouwen.

23. Geen discriminatie

AI kan patronen of vooroordelen reproduceren. Daarom nemen wij signalen van ongewenste bias en ongelijke behandeling serieus.

Wanneer een AI-uitkomst mogelijk discriminerend of ongeschikt is, mag deze niet zonder menselijke beoordeling worden overgenomen.

24. Ouders en leerlingen

Ouders moeten kunnen begrijpen welke rol AI speelt in de begeleiding van hun kind.

Leerlingen krijgen informatie op een manier die past bij hun leeftijd en context. Wij vermijden technische termen wanneer die niet nodig zijn.

Een leerling moet in eenvoudige woorden kunnen begrijpen:

Sunny is een AI-leerassistent. Het kan je helpen met leren en plannen, maar het kan fouten maken. Je begeleider blijft verantwoordelijk en je kunt altijd om menselijke hulp vragen.

Wanneer de functionaliteit van Sunny wezenlijk verandert, beoordelen wij of aanvullende informatie nodig is.

25. Belangrijke beslissingen

Sunny wordt niet gebruikt om zelfstandig belangrijke beslissingen over leerlingen te nemen.

Als een menselijke begeleider een beslissing neemt waarbij informatie uit Sunny een rol heeft gespeeld, blijft die beslissing een menselijke beslissing. De begeleider moet de relevante informatie zelfstandig kunnen beoordelen en mag niet blind vertrouwen op AI-output.

26. Toekomstige functies

AI-technologie ontwikkelt zich snel. Cosmos Academy kan Sunny in de toekomst uitbreiden.

Voor nieuwe functies beoordelen wij vooraf onder meer:

• privacy;
• informatiebeveiliging;
• AI Act;
• onderwijswetgeving;
• consumentenrecht;
• risico's voor kinderen;
• menselijke controle;
• transparantie;
• dataminimalisatie;
• leveranciersrisico's;
• eventuele noodzaak van een DPIA of andere risicoanalyse.

Wanneer een nieuwe functie het risicoprofiel van Sunny wezenlijk verandert, wordt de governance opnieuw vastgesteld.

27. Rechten van leerlingen en ouders

De rechten op grond van de AVG staan uitgebreid in onze Privacyverklaring.

Afhankelijk van de situatie kunnen betrokkenen onder meer inzage, correctie, verwijdering, beperking of bezwaar vragen en toestemming intrekken wanneer toestemming de grondslag is.

Vragen over Sunny kunnen worden gesteld via info@cosmosacademy.nl.

28. Klachten en meldingen

Een leerling of ouder kan een probleem melden wanneer Sunny mogelijk ernstige fouten maakt, ongeschikte informatie geeft, privacyproblemen veroorzaakt, mogelijk discrimineert of wanneer een beveiligingsprobleem wordt vermoed.

Meldingen kunnen worden gedaan via: info@cosmosacademy.nl

Wij beoordelen meldingen zorgvuldig en nemen waar nodig passende maatregelen.

29. Verantwoordelijkheid van Cosmos Academy

Wij schuiven onze verantwoordelijkheid niet af op de technologie of op de leverancier.

Cosmos Academy:

• beoordeelt de toepassing van Sunny;
• beoordeelt leveranciers;
• beheerst risico's;
• instrueert medewerkers;
• informeert gebruikers;
• organiseert menselijke controle;
• onderzoekt incidenten;
• beoordeelt wijzigingen.

30. Rol van Anthropic

Anthropic levert de AI-technologie die Sunny via de commerciële API gebruikt.

De precieze juridische rol van Anthropic voor iedere gegevensverwerking wordt bepaald aan de hand van de concrete dienst, contractuele afspraken en feitelijke verwerking.

Cosmos Academy publiceert geen onbevestigde claims over serverlocaties of internationale gegevensstromen. Deze worden intern beoordeeld en waar nodig in privacy- en leveranciersdocumentatie vastgelegd.

31. AI-governance

Onze inzet van Sunny maakt onderdeel uit van een bredere governance-aanpak.

Wij kijken niet alleen naar de vraag of een AI-systeem technisch werkt, maar ook naar:

• rechtmatigheid;
• veiligheid;
• privacy;
• betrouwbaarheid;
• menselijke controle;
• transparantie;
• risico's voor leerlingen;
• leveranciers;
• wijzigingen;
• incidenten;
• training en AI-geletterdheid.

Deze aanpak sluit aan bij onze bredere uitgangspunten voor informatiebeveiliging en verantwoord AI-management.

32. Documentatie en verantwoording

Cosmos Academy legt relevante keuzes rond Sunny intern vast. Dit kan betrekking hebben op de beoogde toepassing, risicoanalyses, leveranciers, gegevensstromen, beveiligingsmaatregelen, wijzigingen, incidenten, trainingen en controles.

Wij streven ernaar dat de feitelijke werking van Sunny overeenkomt met wat wij aan leerlingen en ouders uitleggen.

33. Wanneer wij een AI-functie stoppen

Cosmos Academy kan een AI-functie tijdelijk of definitief uitschakelen wanneer bijvoorbeeld:

• een functie onvoldoende betrouwbaar blijkt;
• een privacyrisico niet voldoende kan worden beheerst;
• een beveiligingsrisico ontstaat;
• wetgeving verandert;
• een leverancier niet langer aan onze eisen voldoet;
• menselijke controle onvoldoende kan worden gewaarborgd;
• een functie niet meer past bij onze onderwijsvisie.

Veiligheid en verantwoord gebruik gaan voor op het in stand houden van een AI-functie.

34. Onze belofte over AI

Wij willen dat ouders en leerlingen erop kunnen vertrouwen dat AI binnen Cosmos Academy een hulpmiddel blijft.

Wij verbergen niet dat AI wordt gebruikt.

Wij laten AI niet zelfstandig beslissen over leerlingen.

Wij blijven als organisatie verantwoordelijk.

Wij proberen zo weinig mogelijk persoonsgegevens te gebruiken.

Wij nemen fouten serieus.

Wij blijven menselijke begeleiding centraal stellen.

35. Juridische basis

Deze verklaring is gebaseerd op onder meer:

• Verordening (EU) 2024/1689, de Europese AI-verordening (AI Act);
• Verordening (EU) 2016/679, de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG);
• de Uitvoeringswet AVG;
• toepasselijke Nederlandse onderwijs- en consumentenwetgeving.

De AI Act is sinds 2 augustus 2026 in algemene zin van toepassing. Artikel 4 over AI-geletterdheid is sinds 2 februari 2025 van toepassing. Artikel 6, lid 1 en de daarbij behorende verplichtingen gelden volgens artikel 113 vanaf 2 augustus 2027.

Artikel 50 bevat transparantieverplichtingen voor bepaalde AI-systemen, waaronder systemen die bedoeld zijn om rechtstreeks met natuurlijke personen te communiceren.

Voor Sunny is de juridische kwalificatie afhankelijk van de concrete functionaliteit en wijze van gebruik. De huidige beoogde functies zijn ondersteunend en niet gericht op zelfstandige beslissingen over toelating, plaatsing, beoordeling of onderwijsniveau.

36. Contact

Heeft u vragen over Sunny, AI-gebruik of deze verklaring?

Cosmos Academy B.V.
Rijswijk, Nederland
E-mail: info@cosmosacademy.nl

Wij nemen vragen over AI serieus en proberen deze begrijpelijk en zorgvuldig te beantwoorden.